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固定资产条码管理

来源: 时间:2019-04-18 11:15:38 次数:

系统需要对事业和企业的固定资产进行条码管理,目前企业和事业用的是不同的ERP系统。 系统需支持两个ERP系统的资产数据导入,导入后能在系统中区分是事业和企业的。 系统需实现资产新增,资产变更,资产审核,资产调拨,资产作废,资产盘点,资产查询,资产盘点查询功能

一项目需求

1。 系统需要对事业和企业的固定资产进行条码管理,目前企业和事业用的是不同的ERP系统。

2。 系统需支持两个ERP系统的资产数据导入,导入后能在系统中区分是事业和企业的。

3. 系统需实现资产新增,资产变更,资产审核,资产调拨,资产作废,资产盘点,资产查询,资产盘点查询功能。

4. 系统需要对已导入的固定资产信息进行条码标签打印,并粘贴到固定资产上,系统需要通过全选或部分选择的方式操作实现批量打印。

5. 系统需要通过PDA扫描资产条码完成移动盘点工作,通过离线采集模式。

6. 系统需要将已盘点的数据进行导出,生成Excel表格,Excel表格的数据并能导入至企业和事业ERP系统中,通过Excel的接口方式实现系统对接。


 二系统流程

2。1系统功能

固定资产主系统:

 

资产打印及同步系统

                         

系统描述:

1. 资产信息系统:采用B/S架构开发。负责管理所有资产的信息和业务。

2. 资产条码打印及同步系统:采用C/S架构开发。负责资产条码的打印;盘点机上传数据文件和下载数据文件。

2.2功能描述

固定资产管理系统由6个功能模块组成:

1.基础信息管理:对固定资产的一些信息进行新增,修改,删除维护。

2.资产业务管理:对固定资产的审核,变更,调拨,作废,盘点等的业务进行管理。

3.查询管理:对固定资产信息的查询,可导出Excel表。

4.系统管理:对系统用户,角色,权限等进行维护。

5.条码打印系统:资产查询和条码打印模块。

6.数据同步系统:只有用于盘点机进行盘点的资产信息提供上传和下载的功能。

2.3业务管理

业务管理包括:资产导入,资产新增,资产审核,资产盘点,资产调拨,资产变更,资产作废。

 

2。3。1资产新增(导入)

1.资产信息录入:对资产信息进行录入,修改,删除,已审核的资产不能删除,资产信息包括(参考贵公司固定资产基本档案):

 

2.资产导入:根据Excel格式可以将资产信息导入至系统,Excel格式如上图:

需要支持企业和事业的Excel两种格式的导入:

企业Excel:

事业Excel:

1。导入Excel格式必须按照上图按顺序排列。

2.一列必须为【资产编号】。

3。导入系统后,系统根据【资产编号】和【主资产号】进行判定,如果已经导入至系统,那么将不允许再次导入。所以:在进行【资产录入】时,需要录入资产编号,这个资产编号并不是资产条码,而是进行是否录入的一个判断。

 

2.3.2资产审核

功能描述:主要是对公司部门录入的固定资产信息进行审批,可单个或批量进行审批。

审批后的资产信息才能生成条码,才能被部门使用。

条码规则为: 以主资产号(企业)和资产编号(事业)为准

流程图

2。3。3资产盘点

功能描述:对资产进行盘点核查,对资产进行条码扫描操作,盘点完成后,生成盘点表。盘点方式以部门为单位进行盘点。

操作步骤:

1.选择所在项目,将要盘点的资产信息查询出来,导出Excel表、参考界面如下:

      

2.启动【数据同步软件】将Excel表下载到盘点机,参考界面如下:

3。盘点机进行盘点,扫描资产条码,如果在盘点机中找到则该资产为【已盘】状态。再次扫描条码会提示【该资产已盘点】。如果在盘点机中不能找到,则提示:【无此资产条码】。

4。盘点完成:启动【数据同步软件】将盘点机上的数据上传至PC,生成Excel盘点表。

5.将Excel盘点表导入资产管理系统,并自动在系统生成盘点表。格式如资产字段基本格式:

流程图:

2。3。4资产调拨

功能描述:对资产进行调拨,主要是部门之间调拨,对单个资产完成资产调拨。(注:调拨的资产必须是审核通过的资产)。

操作步骤:

1. 选择资产。

2. 选择调入部门,输入责任人。

3。 调拨确认。

 

流程图:

调拨参考界面如下:

 

2.3.4资产作废管理

     提供资产作废登记、查询功能

     业务流程

         1:查询资产

         2:申请提交作废资产

         3:作废审核

     审核后资产正式作废

2。4查询管理

业务管理包括:资产查询,盘点查询,资产调拨记录,维修记录,折旧记录,转让记录,附件查询,作废查询,资产穿透查询。

1。资产查询:主要是对于进行审核通过的资产进行查询。

2.盘点查询:主要是对于盘点后的资产进行查询。

3。资产调拨记录:通过记录资产调拨日期对资产调拨记录进行查询。

4。作废查询:对作废资产进行统计查询

5:资产生命周期查询:资产日志查询

查询参考界面如下:

2.5系统管理

系统管理:包括角色管理,权限管理,部门管理,人员信息管理。

角色管理:可新增,修改,删除角色信息。

权限管理:针对于每一个角色,可以设置访问系统不同的权限。

部门管理:可新增,修改,删除部门信息。

人员信息管理:人员隶属于部门,可新增、修改、删除人员信息。系统存在的人员信息才能进入系统。

2。6资产条码打印及数据同步软件

条码打印软件:采用C/S架构的打印系统,对已经审核的资产条码进行打印。

同步软件:采用C/S架构的系统,对盘点时的数据进行上传(至盘点机)和下载(至电脑)。

 

4固定资产实施

成功的企业信息化项目实施除了要有科学的实施方法论的指导,还必须要有科学的项目管理和人力资源保障。针对企业管理情况,软件将以七步实施法为指导,通过建立以企业项目负责人和项目经理为双重领导的项目小组,以现代项目管理思想来管理和控制实施过程。

4。1实施方法论

方法论是一套建立整体解决方案的方法,可以提高工作效率及项目实施质量。顾问组织在项目实施过程中,将用方法论来指导实施,并将此方法论技术作为技术转移的一部分。

² AIM-应用系统实施方法论

捷文公司在全国经过多年的应用产品实施而提炼好的结构化实施方法,它能满足用户的各种需求,从定义用户的实施方法、策略到新的系统上线运行,AIM包含了所有不可缺少的实施步骤。因而尽可能地减少用户的实施风险,以保证快速、高质量地实施捷文应用系统。

AIM分为七个阶段,如图所示:

 

 

一阶段:建立实施策略

主要从商务和技术上来计划项目的范围,并确定项目的目标。这一阶段的工作,包括建立由公司主要领导为首的项目实施领导小组和各部门有关人员参加的项目实施小组,并开始对员工进行初步的业务管理观念和方法培训。具体制定出企业实施应用管理的策略和目标。

第二阶段:业务流程分析

主要是定义项目的内容,即对现行的管理进行仔细地回顾和描述,从而认识项目的业务和技术上的具体要求。一般在这个分阶段要编写一个项目定义分析报告,可以更多地是借助于IPO图的形式来描述目前的流程,并从中找出希望改进的地方,为进一步解决方案的设计创造条件。为此,需对项目实施小组的成员进行比较系统的业务管理的概念和捷文系统软件功能层次的培训。

第三阶段:设计解决方案

主要是对上阶段形成的业务分析流程,结合业务管理的基本概念和具体的软件功能,逐项进行回顾、分析,以便对目前每个管理业务流程,提出解决方案。解决方案也许是直接可以套用捷文应用系统中某些功能,也许是对现行管理流程作一些改进,也可能是对软件系统作一些必要的二次开发。这时一般应编写项目说明书之类的文档,作为一个里程碑也作为建立系统的设计任务书。

第四阶段:建立应用系统

本阶段需根据前一阶段拟订的方案,对管理上(或组织上)需改进之处制定改进方案,包括调整分工、规范流程、统一方法、标准信息编码等。从软件来讲,系统初始化设计及二次开发工作可开始进行。这样建立起一个符合企业管理思想的应用系统。此时大量的基础数据的整理工作也将着手进行。

第五阶段:文档编码

在建立应用系统的同时,除了必须对软件进行二次开发,按软件工程要求提供必须的文档以外,对管理要改进的流程及方法等方面,也必须编写或修改原来的制度、职责、流程图。这时,系统一旦已建立起来,可着手对最终用户的主要应用进行培训。

第六阶段:系统切换

在这个阶段,为了减少系统实施时的风险,各职能部门分别按照自己的日常业务活动,参照文档化的流程,运行计算机系统进行测试,以证实其系统是基本可行的。这时才开始正式向新系统输入数据、创建初态、定义参数、开始运行。为了保证切换的成功,这时项目领导小组要求及时地发布许多指令,来逐步地进行系统地切换。一般来讲,能有一个新老系统并行的运行期间,风险可更小些。

第七阶段:运行维护

在并行一段时间后,事实证明系统是安全、可靠、可行的,那么可以正式投入运行。并在运行中作好有关的记录和报告,并及时地发现运行中的问题,以便进行维护和提高。

4。2项目实施人力资源保障

针对固定资产管理项目,捷文软件将安排优秀的项目实施人员、开发人员以确保项目能按时顺利完成。

² 项目经理:负责项目小组的管理,并负责同企业相关负责人的沟通;对项目实施进度的安排和控制;

² 咨询顾问:企业固定资产项目实施中的业务流程调研与分析;软件知识的培训;

² 项目实施:负责相关业务单据的设计与整理,相关数据的收集与整理,软件的安装、调试与培训;

² 软件开发:负责相关模块的二次开发;

4.3项目实施中的关键点管理

    一个好的信息化项目的实施除了包括技术方面的因素,还包括人力资源、实施人员观念、项目管理等方面的因素,针对企业固定资产管理项目,软件认为项目成功的关键因素包括以下内容:

固定资产管理项目成功关键点

1

更新传统的观念和认识,树立流程管理思想,并提升营销管理、生产管理、仓储管理思想。

通过管理思想培训,进行知识转移

2

明确项目的成功实施是双方的共同利益和责任

通过项目管理实现

3

明确实施过程也是捷文知识和技术转移的过程,因此实施将采用双方合作的方式。

通过实施思想培训,进行知识转移

4

建立明确的阶段目标和业务处理需求

通过项目管理实现

5

严格控制项目范围

6

建立层次结构合理、功能齐全、职责明确的项目组织结构

7

挑选合适的双方人员在项目小组中承担合适的职责

8

按照各自的职责及时解决实施过程中出现的问题

9

及时审阅和响应对方提交的文件

以项目工作进度报告的形式进行控制

10

定期检查项目进度与阶段目标及阶段成果

4。4项目验收方法

针对企业固定资产管理系统的难度和工作量,本项目采用分阶段提交成果和验收的方法。在得到本阶段成果的确认以后,再开始下一阶段的实施工作。以保证项目始终在实施双方意见一致的前提下进行。

项目阶段验收将根据双方确认的本阶段实施目标,工作计划和提交的阶段工作完成报告作出结论。

企业固定资产管理系统项目经理应及时书面签署确认报告或公司提交的要求确认的有关文档,或者提出不予确认的结论和原因。

5软件为客户提供的服务

5.1捷文服务准则

服务理念:服务是软件的生命;用户是我们成功的盟友。

服务宗旨:以专业的服务创造的客户价值。

服务准则:及时、周到、耐心、高效。

服务目标:零等待、距离,力争用户满意。

服务标准:ISO9000国际服务质量体系标准。

服务口号:一切为满足用户需要。

服务体系:公司推出“绿色通道”服务计划,从售前、售中、售后三个环节为客户提供一体化服务,尽量做到让客户满意。

5.2服务内容方式

针对客户固定资产管理系统建设,捷文软件将按照服务准则,提供专向的服务,包括专门的实施小组、系统维护小组等,服务方式将包括现场服务、电话咨询、专向培训、远程服务等;提供的服务内容将包括但不限于以下内容:

 

服务内容

服务方式

系统实施

² 软件实施;

² 操作培训;(专向培训和常规培训)

² 系统日常维护;(系统检查、定期回访)

² 定制项目实施;

项目实施中的现场服务;

电话服务;

远程检查与维护;

培训

² 企业信息化培训;

² 软件操作培训

² 其他培训

项目实施中的现场培训;

捷文定期的培训;

新产品发布培训等;

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